제가 처음 영어 편지를 작성할때를 기억해 보면 영문 작성을 어떻게 해야 할까 하는 문제는 둘째 치고 어떤 양식으로 써야 할 지 감이 안 잡혔던 기억이 납니다.
펜팔이나 잘 아는 친구에게 쓰는 편지는 특별한 양식 없이 자유롭게 써도 상관없지만, 비즈니스용 편지와 같은 공식적인 편지는 지켜야 할 일정한 양식이 있습니다.
아래에서 영문 공식 편지에서 지켜야할 양식에 대해 알아 보겠습니다.
영문 편지 양식
영문 편지에는 다음과 같은 요소를 포함해야 합니다.
1. Return Address: 보내는 사람 (회사) 주소를 씁니다. 편지지 오른쪽 위 또는 왼쪽 위에 위치하도록 합니다.
2. Date: 보내는 날짜를 보내는 사람 (회사) 아래에 씁니다. 보통 주소 다음에 두 줄을 건너 뛰고 입력합니다. 영어식 날짜는 알다시피 월 일을 쓰고 콤마를 찍은 다음 연도를 씁니다. April 23, 2008 과 같이 쓰면 됩니다.
3. Inside Address: 받는 사람의 주소입니다. 날짜 다음에 두 줄을 띄고 편지지 왼쪽에 정렬되도록 입력합니다. 비즈니스 목적의 편지가 아닌 경우에는 생략할 수도 있습니다.
4. Salutation: Dear로 시작하는 부분입니다. salutation 끝에는 콜론 또는 콤마를 붙입니다. -salutation 쓰는 법 참고
5. Body: 편지 본문 입니다. 전달하고자 하는 내용을 간결하고 명확하게 씁니다.
6. Closing: 편지 본문을 마친 후 Sincerely, Sincerely Yours, 와 같은 문구로 편지를 마치는 부분입니다. closing 문구 다음게 콤마를 붙여야 합니다.
7. Signature: closing 문구 아래에 사인을 하는 곳입니다.
8. Name and Position: 사인 아래에는 이름(성과 이름)과 직책을 쓰는 곳입니다. 이름을 쓴 후 다음 줄에 직책을 씁니다. 이름앞에는 Mr. 나 Mrs. 와 같은 타이틀을 붙이면 안 됩니다.
9. Abbreviations: 첨부 문서나 참조가 있는 경우 이를 알리는 곳입니다. 참조의 경우 cc: Andrew Kim 과 같이 쓰고 첨부 문서가 2개 있다면 Enc: 2 (또는 Enclosure: 2) 라고 쓰면 됩니다.
종이 편지지를 이용하여 비즈니스 영어 편지를 보내는 경우 위의 9가지 (9번은 생략 가능) 구조를 갖추어서 작성해야 합니다. 이메일로 영어 편지를 보낸다면 4번에서 8번까지를 포함하면 될 것입니다. 이상의 9가지 구조를 갖춘 비즈니스 영어 편지를 예로 들어 보면 다음과 같습니다. 참고 하세요.
비즈니스 영어 편지 예
아래 예에서 제가 붙인 번호와 제목은 위에서 설명한 요소를 참고 하시라고 붙인 것입니다. 실제 편지에서는 이런 번호와 제목을 붙이지 않습니다.
1.Return Address(보내는 사람 주소)
PLUM BROTHERS
2800 BROAD STREET
PHILADELPHIA, PA.
2. Date
July 31, 1923.
3. Inside Address (받는 사람 주소)
Gregory Supply Co.,
614 Main Street,
Baltimore, Md.
4. Salutation
Gentlemen:
5. Body
We are glad to give you the information you wish concerning our experiences with the A. B. C. Company, about whom you inquire in your letter of April 9th.
The company first came to us on November 8, 1920. On that date they purchased from us 50 lawn mowers at a total cost of $500. They took advantage of the discount by paying the bill on November 18th.
In January, 1921, they gave us an order for 100 at a total cost of $900. This bill they paid in February.
Their latest purchase from us was in July, 1921. At this time their order amounted to 25 lawn mowers. They paid the bill in October after we had sent them several requests for remittance.
We trust this information will be of some value to you in determining just what amount of credit you may feel justified in extending to them.
6.Closing
Very truly yours,
7. Signature (편지지의 경우는 자필 서명, 이메일의 경우에는 스캔한 서명)
8. Name (and Position)
Plum Brothers.
출처 : http://esltoeic.com/%EB%B9%84%EC%A6%88%EB%8B%88%EC%8A%A4-%EC%98%81%EC%96%B4%ED%8E%B8%EC%A7%80-%EC%9E%91%EC%84%B1-%EB%B0%A9%EB%B2%95-%EA%B8%B0%EB%B3%B8-%EC%96%91%EC%8B%9D%EA%B5%AC%EC%A1%B0_145/
